Anglais au quotidien et au travail
Comment rédiger un email professionnel en anglais
Un email professionnel en anglais tient en quatre blocs : un objet précis, une salutation adaptée, un message qui va droit au but et une formule finale polie. Vous trouverez ici les phrases toutes prêtes, avec leur traduction, et les erreurs qui trahissent le plus souvent un francophone.
L’objet : la ligne que le destinataire lit en premier
L’objet (subject line) décide souvent si l’email sera ouvert tout de suite, plus tard ou jamais. Il doit annoncer le contenu en quelques mots, sans phrase complète ni point final. Si une action est attendue, signalez-la dès cette ligne.
| Objet trop vague | Objet efficace | Traduction |
|---|---|---|
| Meeting | Meeting request: project review on Thursday | Demande de réunion : point sur le projet jeudi |
| Hello | Introduction: Anna Martin, new account manager | Présentation : Anna Martin, nouvelle responsable de compte |
| Information | Quote request for office furniture | Demande de devis pour du mobilier de bureau |
| Urgent! | Action required: signed contract by Friday | Action requise : contrat signé d’ici vendredi |
| Follow-up | Follow-up: our call on Monday | Suite à notre appel de lundi |
Pour répondre, conservez l’objet d’origine précédé de Re:. Pour transférer un message, ajoutez Fwd:. Évitez les points d’exclamation et les mots en majuscules : ils donnent l’impression d’un message promotionnel ou agressif.
Choisir la salutation selon le destinataire
La salutation dépend du degré de familiarité avec la personne, pas seulement de son pays. Dans le doute, mieux vaut commencer un cran plus formel, puis s’aligner sur le ton de la réponse.
| Situation | Formule | Traduction |
|---|---|---|
| Premier contact, nom connu | Dear Ms Taylor, / Dear Mr Smith, | Madame Taylor, / Monsieur Smith, |
| Titre connu | Dear Dr Brown, / Dear Professor Lee, | Docteur Brown, / Professeur Lee, |
| Nom inconnu | Dear Sir or Madam, | Madame, Monsieur, |
| Service ou équipe | Dear Customer Service Team, | Chère équipe du service client, |
| Échanges réguliers, ton cordial | Hello Anna, / Hi Anna, | Bonjour Anna, |
| Plusieurs destinataires | Hi everyone, / Dear all, | Bonjour à tous, |
Ms s’emploie pour une femme sans préciser sa situation familiale. Le point après Mr ou Ms est courant en anglais américain et rare en anglais britannique.
Si la personne signe d’un simple prénom, répondez par Hello Anna,. La formule To whom it may concern sonne impersonnelle : réservez-la aux cas où vous ne pouvez vraiment trouver ni nom ni service.
Le corps du message : une raison, des détails, une demande
Un bon email tient en trois temps : la raison de votre message dans la première phrase, les informations utiles ensuite, puis ce que vous attendez du destinataire. Une idée par paragraphe, des phrases courtes, et une liste à puces si vous posez plusieurs questions.
| Fonction | Phrase | Traduction |
|---|---|---|
| Expliquer la raison | I am writing to ask about your delivery times. | Je vous écris pour me renseigner sur vos délais de livraison. |
| Faire suite | I am writing to follow up on our meeting. | Je vous écris pour faire suite à notre réunion. |
| Demander | Could you please send me the report by Friday? | Pourriez-vous m’envoyer le rapport d’ici vendredi ? |
| Demander poliment | I would be grateful if you could confirm the date. | Je vous serais reconnaissant de bien vouloir confirmer la date. |
| Pièce jointe | Please find attached the contract. | Veuillez trouver ci-joint le contrat. |
| Remercier | Thank you for your quick reply. | Merci pour votre réponse rapide. |
| S’excuser | Apologies for the delay in replying. | Toutes mes excuses pour ce retard de réponse. |
| Refuser | Unfortunately, I am unable to attend. | Malheureusement, je ne pourrai pas être présent. |
Pour enrichir ce répertoire, les expressions courantes des dialogues professionnels complètent bien ces formules d’email.
Terminer l’email : formule finale et signature
Avant la formule finale, une courte phrase de clôture donne la suite attendue : I look forward to hearing from you. (Je me réjouis de votre réponse.) ou Please let me know if you need anything else. (Dites-moi s’il vous faut autre chose.)
| Formule | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Best regards, | Le choix le plus courant et le plus sûr, ton neutre (Cordialement). |
| Kind regards, | Un peu plus chaleureux, pour un interlocuteur déjà connu (Bien cordialement). |
| Yours sincerely, | Anglais britannique formel, après Dear Mr Smith. |
| Yours faithfully, | Anglais britannique formel, après Dear Sir or Madam. |
| Sincerely, | Anglais américain, ton formel. |
| Thanks, / Many thanks, | Entre collègues, surtout après une demande. |
Sous la formule, la signature reprend votre prénom et votre nom, votre fonction, votre entreprise et un numéro de téléphone. Les expressions de politesse en anglais vous aideront à nuancer le ton selon l’interlocuteur.
Un email complet, ligne par ligne
Voici un message de demande de réunion adressé à une personne que vous connaissez peu. Chaque ligne est suivie de sa traduction.
| Traduction | |
|---|---|
| Subject: Meeting request: project review on Thursday | Objet : demande de réunion, point sur le projet jeudi |
| Dear Ms Taylor, | Madame Taylor, |
| I am writing to ask whether we could meet on Thursday to review the project schedule. | Je vous écris pour savoir si nous pourrions nous voir jeudi afin de revoir le calendrier du projet. |
| I am available in the morning or after lunch. | Je suis disponible le matin ou après le déjeuner. |
| Please find attached the current draft. | Veuillez trouver ci-joint la version actuelle. |
| Could you please let me know which time suits you best? | Pourriez-vous m’indiquer quel horaire vous convient le mieux ? |
| Thank you in advance. | Merci d’avance. |
| Kind regards, Julien Martin | Bien cordialement, Julien Martin |
Pour une candidature, la structure est voisine mais le ton est plus soigné : voir comment écrire une lettre de motivation en anglais.
Les erreurs qui reviennent chez les francophones
- Les homophones. Your est possessif (Your report is ready, votre rapport est prêt), you’re veut dire you are (You’re right, vous avez raison). Même logique pour its (possessif) et it’s (it is), et pour their (possessif), there (là) et they’re (they are).
- Les calques du français. I am agree est faux : on écrit I agree (je suis d’accord). I wait your answer devient I look forward to hearing from you. Cordially n’est pas l’équivalent de « cordialement » : préférez Best regards.
- Les faux amis. Actually signifie « en fait », pas « actuellement » (currently). Eventually signifie « finalement », pas « éventuellement » (possibly). Les faux amis en anglais sont nombreux dans le vocabulaire du travail.
- Le ton trop familier. Les contractions (I’m, we’ll) passent entre collègues, mais les abréviations de SMS (thx, pls) et les points d’exclamation en série n’ont pas leur place.
- La pièce jointe oubliée. Si vous écrivez Please find attached, vérifiez que le fichier est bien là avant d’envoyer.
Une relecture à voix haute, ou une lecture lente en fin de rédaction, suffit à repérer la plupart de ces fautes. Contrôlez aussi le nom du destinataire et la date : ce sont les détails les plus gênants à corriger après coup.
Si un collégien ou un lycéen de votre famille veut s’exercer à écrire et à parler anglais avec un professeur natif, les cours particuliers en visio de My English Pass sont donnés entièrement en anglais.
Questions fréquentes
Comment commencer un email professionnel en anglais ?
Par une salutation adaptée au destinataire : Dear Ms Taylor, pour une personne que vous ne connaissez pas, Hello Anna, dans un échange cordial habituel. Ajoutez ensuite une phrase qui donne la raison du message, par exemple I am writing to ask about… (Je vous écris pour me renseigner sur…).
Quelle différence entre Yours sincerely et Yours faithfully ?
En anglais britannique, Yours sincerely suit une salutation avec un nom (Dear Mr Smith) et Yours faithfully suit Dear Sir or Madam. En anglais américain, on emploie plutôt Sincerely ou Best regards, quelle que soit la salutation.
Faut-il mettre un objet à chaque email professionnel ?
Oui. Un objet précis aide le destinataire à comprendre le sujet, à prioriser son courrier et à retrouver le message plus tard. Quelques mots suffisent, sans phrase complète ni point final, par exemple Quote request for office furniture (Demande de devis pour du mobilier de bureau).